管好檔案“金鑰匙” 用好歷史“存寶庫”

□ 董霞

從歷史發(fā)展觀的角度看，檔案是對歷史發(fā)展的記載，也是人類知識與智慧的結晶。因而，做好檔案管理，便于及時總結和汲取歷史經(jīng)驗和教訓，是傳承文明的火炬，能夠為促進社會物質(zhì)文明和精神文明的發(fā)展，提供源源不斷的力量源泉。作為負責檔案管理的工作人員，應該深刻認識這項工作既是艱巨的任務，又是光榮的職責，必須堅守崗位、不辱使命，切實做到：管好檔案“金鑰匙”、用好歷史“存寶庫”。

探索檔案的歷史根源，認識檔案保存的客觀性。古人云“追根溯源，方得真經(jīng)”，這也是我們做好檔案工作的思想“根基”。“檔”指木架框格，“案”指文書案卷，連在一起就表示“存入檔架的案卷”，這一概念在清代康熙年間固定并沿用至今。我國古代的檔案，在各個朝代有著不同的稱謂。商代稱為“冊”，周代叫作“中”，秦漢稱作“典籍”，漢魏以后謂之“文書”“文案”“案牘”“案卷”“簿書”，清代以后多用“檔案”，現(xiàn)統(tǒng)一稱作“檔案”。檔案的形式從載體來看，有甲骨、金石、縑帛、簡冊、紙質(zhì)、膠磁等；從制作手段來看，有刀刻、筆寫、印刷、復制、攝影、錄音、攝像等；從表現(xiàn)方式來看，有文字、圖表、聲像等。

認清檔案的時代變遷，認識檔案管理的艱巨性。時代在進步，國家在發(fā)展，檔案工作也與時俱進，數(shù)字化電子檔案單套制改革，助力企業(yè)開辦民生檔案；跨館查詢讓“數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿”。以東海縣交通運輸局為例，在全面深化改革進程中，檔案工作從“后臺保管”走向“前臺服務”。1955年，東海縣人民政府交通科成立，當時交通的檔案系統(tǒng)還沒有成型，可能與眾多傳統(tǒng)單位類似，以紙質(zhì)檔案記錄交通運輸相關事務，如公路建設工程圖紙、規(guī)劃文件、行政發(fā)文等，都以紙質(zhì)形式全部放大麻袋中，扎緊堆放在房間里，給查找和后期整理帶來很大的困難。20世紀80年代中期，檔案放在木箱里，時間長了，遭遇蛀蟲啃咬和潮濕霉變，不適合長期保存。直到90年代末，交通局分配辦公室相關人員開始整理檔案，分長期短期裝入檔案盒，歸整放在檔案架上。

正視單位檔案的管理現(xiàn)狀，認識創(chuàng)新存檔的關鍵性。2018年，東海縣交通運輸局決定實施245省道城區(qū)至高速路口段拓寬改造工程，決策過程中的會議記錄、設計方案等原始資料采用紙質(zhì)記錄并保存。這種方式的優(yōu)點是直觀、便于初始查閱，但存儲占據(jù)大量空間且保管要求較高。隨著信息技術的發(fā)展和全縣交通運輸業(yè)務的不斷拓展，電子檔案開始進入檔案管理領域。2020年開始，檔案進入數(shù)字化，東海縣交通運輸局的所有檔案整理掃描存入電腦。檔案錄入，也從手寫檔案，發(fā)展成電子檔案，實現(xiàn)了數(shù)字化的轉(zhuǎn)型。所有的檔案，包括人事檔案、工程檔案、文書檔案、發(fā)文匯集等，全都掃描收入電腦，查找檔案又快又準。交通運輸局作為東海縣檔案管理先進單位率先擁有獨立的檔案室，四間庫房專門存放文書檔案、人事檔案、發(fā)文匯集、信訪事項辦理等檔案。檔案存放架，也更新?lián)Q代成結實耐用的手工智能式可移動檔案密集柜。

重視檔案是高素質(zhì)的標志，是明智者的所為。東海縣交通運輸局黨委高度重視檔案工作，抽調(diào)專人、成立專班，將交通運輸系統(tǒng)近40年來的檔案進行重新歸檔，保護好縣交通運輸系統(tǒng)檔案的“歷史金庫”，發(fā)揮檔案作用的緊迫性。東海縣交通運輸局退休員工較多，辦理退休手續(xù)的員工經(jīng)常急需單位提供原始檔案作為依據(jù)。原交通運輸局航運實業(yè)公司多名船員和合金廠的職工到了退休年齡，來局檔案室查找當年工作記錄。他們有的從20世紀80年代初工作到2003年企業(yè)改制，有的從70年代工作到90年代初，20年的工齡，如果檔案沒有及時歸整存入電腦，查找起來特別困難。要查40年前的文書檔案、會計憑證、考勤表；很多檔案因為當時管理不善已經(jīng)發(fā)霉腐爛，幾千盒檔案保存完好的只有一半左右。現(xiàn)在檔案室的工作人員已經(jīng)把幾十年的各改制企業(yè)職工的檔案全部掃描入電腦形成電子檔案，查找起來特別容易。縣社保局的工作人員來核對老職工檔案時評價說：交通運輸局的檔案保存得真好，查找快捷，提高了工作效率。

檔案雖是“小窗口”，卻能服務“大民生”。要積極發(fā)揚務實嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，把注重細節(jié)、精雕細琢、精益求精貫穿檔案工作始終，不斷提高檔案服務人民的能力和水平，讓檔案工作服務經(jīng)濟社會發(fā)展，讓人民群眾共享檔案事業(yè)發(fā)展成果。要不斷增強與人民群眾利益密切相關的檔案工作水平，以民生檔案“搭橋鋪路”，把檔案做活，讓數(shù)據(jù)多跑路，用者少跑腿，為人民群眾解決實際困難，努力把黨的惠民政策一件件落實好，不斷滿足人民群眾日益增長的檔案信息服務需要，使檔案工作更好服務群眾。“熱情服務暖人心，情系職工辦實事！”這是原東海縣航運公司職工送給檔案室工作人員的一面錦旗上寫的感謝之詞，表達了對東海縣交通運輸局從細微處入手、為職工建立檔案“溫暖之家”的謝意。檔案無小事，事事關大局。錦旗雖小，意義卻大，承載著職工對東海縣交通運輸局檔案室工作的認可與鼓勵。

檔案是人類活動的真實記錄，是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻；檔案是歷史傳承的重要載體，更是社會管理和公共服務的基礎性資源。目前，東海交通運輸局正朝著現(xiàn)代綜合檔案管理模式發(fā)展，將紙質(zhì)檔案與電子檔案進行統(tǒng)一整合管理，建立完善的檔案管理制度與索引體系，實現(xiàn)檔案的高效檢索與共享，形成檔案精準歸范管理，以進一步適應現(xiàn)代化交通運輸業(yè)務的高質(zhì)量發(fā)展。

作者單位：東海縣交通運輸局檔案室

總值班: 曹銀生     編輯: 梁紅燕     

來源: 連云港發(fā)布

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